Roteiro dos 9 minutos.
Não tente mapear a empresa inteira. Esse é o erro clássico: transformar briefing curto em censo do IBGE com Wi-Fi.
Perguntas obrigatórias.
Marque durante a conversa. O checklist guarda estado neste navegador, então dá para usar como roteiro real.
Diagnóstico5 perguntas
Onde o ruído mais dói?
- Qual tarefa operacional você mais adia, mesmo sabendo que precisa fazer?
- O que aparece toda semana e consome energia sem exigir sua inteligência?
- Qual pendência pequena vira problema grande quando ninguém acompanha?
- Hoje, o que depende de você só porque está na sua cabeça?
- Se um agente te devolvesse 3 horas por semana, de onde essas horas sairiam?
Email6 perguntas
Inbox, follow-up e decisão
- Quais emails você precisa ler, mas normalmente deixa acumular?
- Que tipo de email precisa virar resposta, tarefa ou encaminhamento?
- Existem fornecedores, clientes ou sócios que exigem prioridade automática?
- Quais assuntos o agente pode apenas resumir sem pedir sua ação?
- Quais respostas o agente poderia rascunhar, mas nunca enviar sozinho?
- Qual é o risco de um email importante passar despercebido hoje?
Agenda5 perguntas
Reuniões sem pós-operatório
- Quais reuniões geram pendências que se perdem depois?
- Você precisa de preparação antes das reuniões ou follow-up depois?
- Quem deveria receber resumo, próximos passos ou cobrança após cada reunião?
- Quais compromissos mudam com frequência e criam confusão operacional?
- Que tipo de reunião o agente deveria monitorar como prioridade?
WhatsApp6 perguntas
Conversas que viram buraco negro
- Quais grupos ou conversas têm demanda real, não só barulho social?
- Que mensagens precisam virar tarefa, cobrança, decisão ou resposta?
- Quais pessoas não podem ficar sem retorno?
- Que tipo de mensagem o agente deve ignorar para não virar fofoqueiro premium?
- Existe algum padrão de áudio, pedido ou print que se repete?
- Qual seria o resumo diário ideal do WhatsApp?
Documentos5 perguntas
Arquivos, contratos e material solto
- Onde ficam documentos importantes: Drive, Notion, WhatsApp, email ou tudo espalhado?
- Quais documentos você vive procurando de novo?
- Que contratos, propostas ou relatórios precisam de acompanhamento?
- Existe algum padrão de documento que o agente poderia localizar e resumir?
- Quais arquivos são sensíveis e exigem regra de acesso mais rígida?
Limites6 perguntas
O que o agente nunca deve fazer sozinho?
- O agente pode apenas ler e resumir ou também criar rascunhos?
- Existe alguma situação em que ele pode enviar mensagem sem aprovação?
- O que exige aprovação explícita: email, WhatsApp, agenda, arquivo, contrato ou financeiro?
- Quais temas são proibidos para automação?
- Quem valida a primeira semana de uso?
- Qual é o limite de erro aceitável antes de pausar o piloto?
Fechamento do briefing.
A conversa só prestou se sair com um piloto, não com uma tese sobre transformação digital. Tese não responde email.
Perguntas finais para escolher o piloto
- Qual rotina, se resolvida primeiro, faria você sentir valor em até 7 dias?
- Qual canal tem maior volume: email, agenda, WhatsApp ou documentos?
- Qual saída você prefere receber: resumo diário, lista de pendências, rascunhos ou alertas?
- Qual métrica prova que o piloto funcionou: horas economizadas, pendências fechadas, tempo de resposta ou menos retrabalho?
- Quem precisa saber que esse piloto existe para não estranhar o agente entrando no fluxo?
Primeiro piloto recomendado
Agente Radar Operacional da Andressa. Todo dia, ele lê sinais autorizados, separa ruído de pendência real e entrega uma lista curta.
- Entrada: Gmail, agenda e conversas/canais autorizados.
- Saída: resumo diário com urgências, follow-ups, decisões e rascunhos.
- Regra: não envia, não apaga, não move, não confirma agenda e não altera arquivo sem aprovação.
- Métrica: pendências capturadas + tempo economizado + respostas preparadas.
Saída que Ueliton precisa anotar.
Se terminar a conversa sem esses cinco campos, o briefing ficou simpático. Simpatia não implementa agente.
Resumo5 campos
Campos finais
- Principal ruído operacional da Andressa.
- Canal prioritário do piloto.
- Rotina exata que o agente vai executar.
- Permissões permitidas e ações proibidas.
- Métrica de sucesso da primeira semana.
Frase1 linha
Como vender o piloto para ela
“Andressa, a ideia não é colocar IA na sua rotina por moda. É tirar da sua cabeça o que é repetitivo, acompanhar o que se perde no dia a dia e te entregar só o que exige decisão.”